Aplicație SSM – Platformă digitală instruire SSM online

Ești managerul unei companii sau conducător al unui serviciu extern de prevenire și protecție în domeniul securității și sănătății în muncă / prevenirii și stingerii incendiilor ? Îți prezentăm câteva dintre cele mai frecvente întrebări / nelămuriri legate de digitalizarea ssm/psi/hr, precum și răspunsurile și soluțiile pe care SSM.ro le pune la dispoziția managerilor :

1 – Cum accesez o platformă dedicată digitalizării ? În cadrul SSM.ro, după creare contului de utilizator, beneficiezi de un spațiu virtual dedicat, pentru care asigurăm un nivel ridicat de securitate cibernetică, în interiorul căruia poți atribui roluri și drepturi persoanelor responsabile ssm / psi /hr, și în care fiecare angajat înrolat va avea un dosar electronic de personal, cu acces 24/24, în care se regăsesc toate documentele aferente raportului de muncă, pe care acesta trebuie să le semneze sau să le ia la cunoștință.

2 – SSM.ro este o soluție locală sau online ? SSM.ro este o soluție AWS, accesibilă prin utilizarea adresei proprii de email de pe orice device cu conexiune la internet.

3 – SSM.ro poate fi folosită ca soluție locală, dacă utilizatorii nu dispun de device-uri smart sau adrese de email ? Da, Logarea în SSM.ro poate fi făcută, opțional, și prin utilizarea cardurilor RFID (cardurile de acces în unitate) sau a conturilor locale (prin utilizarea unui ID și a unei parole).

4 – Ai nevoie de un audit pe documentația ssm / psi / hr ? Funcția de audit din cadrul platformei SSM.ro îți permite să dai acces, de la distanță, auditorului pe care îl alegi, pentru verificarea tuturor documentelor necesare auditului.

5 – Ai nevoie de o soluțíe digitală care să te ajute în efectuarea auditului intern sau a controalelor interne pentru verificarea modului de respectare a prevederilor interne și a celor legale, în domeniul ssm/psi ? SSM.ro pune la dispoziția utilizatorilor – lucrători desemnați, servicii interne sau externe de prevenire și protecție o aplicație intuitivă, cu funcții multiple, filmarea sau fotografierea stării de fapt întâlnită la locurile de muncă controlate, atașarea de documente sau mesaje text, stabilirea de măsuri cu termen de realizare, notificarea tuturor tuturor celor responsabili de luarea deciziilor / implementarea și respectarea acestora.

6 – Ai un control ITM sau ISU și vrei să economisești timp și resurse umane pentru punerea la dispoziție a documentelor necesare controlului ? Platforma SSM.ro îți ofera posibilitatea de a prezenta documentele solicitate direct din platformă, printr-o secțiune care permite vizualizarea tuturor documentelor companiei sau doar a celor solicitate.

7 – Ai un număr foarte mare de salariați și te îngrijorează timpul pe care trebuie să îl aloci inrolării acestora în platformă ? SSM.ro va crea în mod automat conturile aferente fiecărui angajat preluând în mod automat informațiile dintr-ul extras revisal în format excel, indiferent de numărul de salariați.

8 – Ai constatat că circuitul documentelor între responsabilii ssm / psi / hr este greoi, consumă foarte mult timp și duce la întârzieri care se pot transforma în abateri contravenționale ? SSM.ro îți pune la dispoziție funcții automatizate de creare, semnare și transmitere a documentelor. Creatorul documentului va stabili doar ordinea aplicării semnăturilor, iar platforma le va transmite automat, după aplicarea semnăturii, către următorul semnatar în ordinea prestabilită.

9 – Unde stochez documnetele electronice emise cu ajutorul SSM.ro ? Arhivarea documentelor se efectuează automat, după validarea fiecărui document, într-un cloud Amazon dedicat și în arhiva proprie a utilizatorului stabilită și setată la momentul deschiderii contului de utilizator.

10 – Te îngrijorează procedura de obținere a semnăturii electronice pentru angajatii companiei tale ? SSM.ro a integrat 3 dintre cei mai importanți furnizori de semnătură electronică la nivel național și european și îți permite ca în profilul fiecărui angajat să atribui tipul se semnătură și furnizorul acesteia, angajatul urmând ca, pentru aplicarea unei semnături electronice, să acceseze un singur buton ”semnează” , demers necesar și suficient pentru a aplica o semnătură conformă cu legislația în vigoare, pe orice document.

11 – Te îngrijorează costurile legate de obținerea și utilizarea semnăturilor electronice ? SSM.ro a obținut pentru tine, de la partenerii furnizori de semnătură electronică, cele mai mici prețuri, începând de la 50 bani / semnătură.

12 – Poate avea cineva acces la documentele companiei mele ? Doar persoanele autorizate, pe care le-ai înrolat și le-ai permis accesul , potrivit atribuțiilor stabilite și în funcție de nivelul autorizat.

13 – Pot efectua instruirile specifice ssm / psi în mediul online ? SSM.ro îți pune la dispoziție o funcție de instruire și procese automatizate de creare a instrucțiunilor și efectuare a diverselor tipuri de instruiri. Vei putea primi rapoarte automate, în timp real, legate de procesul de instruire din care vei afla cine a primit instruirea, dacă a deschis documentul, cât timp a alocat parcurgerii materialului de instruire, dacă a trecut testul de verificare a cunoștințelor și dacă a semnat fișa de instruire.

14 – Care este cel mai importat sprijin acordat de platformă, cu privire la gestionarea documentelor ? Cea mai apreciată funcție destinată managementului documentelor, alături de semnarea electronică a documentelor , o reprezintă generarea automată de rapoarte prin care persoanele responsabile sunt notificate în legătură cu perioada de valabilitate / expirarea / necesitatea de revizuire a fiecărui document gestionat cu ajutorul SSM.ro. Managerul companiei, sau persoana desemnată de acesta, poate primi rapoarte referitoare la toate documentele companiei având, în acest fel, posibilitatea de a urmări demersurile pe care persoanele desemnate le efectuează pentru fiecare document în parte.

SSM.ro recomandă și utilizarea generatoarelor de documente cu conținut prestabilit prin lege, funcție care contribuie în mod substanțial la reducerea timpului alocat redactării documentelor.

15 - Autoritățile statului îmi vor lua în considerare documentele semnate electronic ? Da, această obligație rezultă din prevederile art.25(1) din Legea 214/2024. Obligația ta este de a utiliza semnături electronice conforme cu legea mai sus amintită și Regulamentul european eIDAS 910/2014.

16 – Dacă administrez mai multe companii, am posibilitatea să creez conturi de utilizator separate în SSM.ro ? Da, poți administa un număr nelimitat de companii și un număr nelimitat de angajați, în conturi separate dedicate fiecărei companii.

17 – Există avantaje legate de reducerea costurilor aferente activităților de ssm / psi / hr, în cazul utilizării soluțiilor digitale ? Răspunul la această întrebare vine de la utilizatorii platformei SSM.ro, care apreciază că aceste costuri au scăzut, în medie, cu aproximativ 40/%.

18 – Gestionarea documentelor în cadrul platformelor dedicate, este conformă cu prevedrile legale referitoare la protecția datelor cu caracter personal ? SSM.ro a anticipat această necesitate și asigură posibilitatea ca respectarea normelor privind GDPR să respectate pe deplin.

Cu speranța că răspunsurile oferite managerilor interesați de modalitățile de eficientizare a managementului specific activităților de ssm / psi / hr, așteptăm și întrebările dumneavoastră legate de digitalizarea acestor procese, având convingerea că răspunsurile pe care le vom oferi vor fi de natură să vă ghideze în procesul de digitalizare și să vă ofere cele mai eficiente și moderne soluții. Vă așteptăm în comunitatea SSM.ro, dedicată managerilor și specialiștilor ssm / psi / hr.