Ce este SSM.ro și cum mă ajută ?

SSM.ro este prima platformă informatică din România, accesibilă de pe desktop și mobil, destinată tuturor celor care lucrează în domeniul securității și sănătății în muncă / prevenirea și stingerea incendiilor, de la angajatori, angajați, prestatori de servicii SSM / PSI externe, inspectori SSM / PSI, specialiști HR sau autorități ale statului. Scopul platformei este să permită utilizatorilor să gestioneze, îndeplinească și să controleze activitățile SSM / PSI / HR, complet digital, la termenele impuse de lege și în conformitate cu prevederile legale.

Cum obțin semnătura electronică ?

Mai simplu ca niciodată ! Principalii furnizori de semnătură electronică din România sunt interconectați cu platforma SSM.ro, ceea ce permite ca obținerea semnăturii electronice de către salariați să se facă printr-un singur click, fără nici un alt demers și fără nici o altă formalitate.

Există limită la numărul de angajați ?

Nu. Fie că platforma va gestiona 1 sau 10.000 de angajați, beneficiezi în aceeași măsură de toate funcționalitățile. Diferă doar costul de mentenanță al platformei, care se calculează în funcție de numărul de angajați și, implicit, de numărul de semnături digitale validate prin intermediul platformei SSM.ro.

Care sunt primii pași după crearea contului ?

Odată ce administratorul sau instructorul SSM din cadrul companiei și-a confirmat contul, acesta va trebui să pregătească pentru încărcare în platformă următoarele fișiere: documentele de SSM specifice activității firmei (decizii, instrucțiuni de protecția muncii, evaluările pentru angajați etc) în format PDF sau Word, fișierul Revisal cu angajații, chestionarele pentru instrucțiuni în format Excel, organigrama firmei. Înainte de încărcarea Revisalului, persoana responsabilă de protecția muncii poate edita câmpurile din profilul salariaților, pentru ca datele acestora să fie cât mai complete. Astfel, poate adăuga coloane precum email, telefon, departament, funcția COR.

Cum funcționează platforma după încărcarea fișierelor ?

Odată încărcate documentele, administratorul poate genera automat tematicile, instruirile și chestionarele de testare ale angajaților. Fiecare angajat va primi pe email o invitație pentru crearea contului, după înregistrare angajații pot parcurge fișele de instructaj, pot realiza chestionarele de evaluare și le pot semna digital, la finalul instruirii periodice. Persoana responsabilă de activitatea SSM va putea vizualiza rapoarte cu angajații care au parcurs instructajul și va fi notificat pentru semnarea fișelor acestora, împreună cu administratorul societății.

Documentele mele din platforma SSM.ro, sunt în siguranță ?

DA , documentele dumneavoastră sunt în deplină siguranță, acestea fiind stocate pe servere situate în Uniunea Europeană, iar în momentul validării prin semnătura electronică, un exemplar al fiecărui document este automat arhivat în arhiva proprie a angajatorului, alta decât arhiva aflată în contul din SSM.ro

Documentele întocmite în format electronic, sunt acceptate de către autoritățile statului ?

DA , potrivit art.16 alin.1 8 din Codul Muncii : ” Organele de control competente au obligația de a accepta , pentru verificare și control, contractele individuale de muncă și actele adiționale, precum și înscrisurile / documentele / din domeniul relațiilor de muncă / securității și sănătății în muncă încheiate în formsat elecxtronic, cu semnătura electronică, potrivit legii, fără a le solicita și în format letric (...)”.

Dacă doresc să utilizez platforma SSM.ro, sunt obligat să contractez și serviciile de prevenire și protecție furnizate de dezvoltatorii platformei , în domeniile SSM / PSI ?

NU , angajatorul utilizator al platformei are libertatea de a-și menține sau alege furnizorul de servicii în domeniile SSM / PSI, ori lucrătorul / serviciul intern. Platforma SSM.ro reprezintă un instrument de lucru pentru toți cei ce optează să utilizeze soluțiile inteligente pentru gestionarea activităților de SSM / PSI, aceasta nereprezentând un furnizor de servicii de specialitate și nefiind concepută pentru a înlocui specialiștii din domeniu.

În cazul în care nu mai doresc sa utilizez documentele electronice în domeniile SSM / PSI, documentele intocmite în format electronic mai pot fi utilizate dupa trecerea la documentele intocmite în format letric ?

DA , orice angajator poate opta, oricând, pentru trecerea de la documente electronice la documente în format letric, sau invers, toate documentele, indiferent de forma in care au fost întocmite, pastrându-și valabilitatea și putând fi utilizate cu condiția ca ele să fi fost întocmite cu respectarea cerințelor legale care le conferă valabilitate juridică

Platforma SSM.ro permite doar emiterea și gestionarea documentelor sau, prin intermediul acesteia, documentele pot fi puse si la dispoziția organelor de control ?

Platforma SSM.ro a fost concepută pentru a acoperi toate necesitățile angajatorului, de la emiterea documentelor / semnarea electronică a acestora / transmiterea / arhivarea și punerea acestora la dispoziția autorităților competente , în vederea efectuării verificărilor și controalelor prevăzute de lege .

Este posibil ca alți utilizatori , sau furnizorul platformei SSM.ro, să aibe acces la documentele gestionate de mine în platforma SSM.ro ?

NU, aceasta situație este exclusă , singurele persoane care au acces în contul unui utilizator sunt cele pe care acesta le înrolează în platformă, în funcție de rolul și nivelul de acces pe care angajatorul le stabilește. Platforma SSM.ro este concepută șidezvoltată în deplină concordanță cu toate reglementările în vigoare referitoare la protecția datelor cu caracter personal.

Ce tipuri de semnătură electronică pot fi folosite cu ajutorul platformei SSM.ro ?

ORICE tip de semnătură electronică poate fi utilizată în platforma SSM.ro. Recomandarea platformei este de a se utiliza semnături electronice care provin de la furnizori de semnătuă electronică de încredere, abilitați în acest sens. Pentru a veni în întampinarea dumnevoastră, SSM.ro a încheiat parteneriate referitoare la furnizarea de semnătură electronică calificată și avansată direct în platformă, cu trei dintre cei mai mari furnizori de semnătură electronică din România: Certsign, Namirial și Trans Sped .

Care este diferența între semnătura electronică furnizată prin intermeniul SSM.ro, față de semnătura procurată direct de la furnizorul autorizat ?

NU este nicio diferență între semnăturile obtinute prin intermediul SSM.ro și cele obtinute direct de la furnizor, pentru că furnizorul de semnătură electronică este același iar între semnături nu există nicio diferența. Avantajele oferite de obținerea semnăturii electronice direct din platforma SSM.ro sunt:

1. prețul / semnătură care a fost negociat de platformă pentru utilizatorii ei și care nu poate fi obținut individual de către un angajator, indiferent cat de mare ar fi volumul de semnături pe care acesta l-ar contracta;
2. obtinerea semnăturii direct din platformă se poate face printr-un simplu clik, fără a fi nevoie de nicio altă formalitate anterioară necesară obținerii semnăturii, atât pentru angajator cât și pentru salariați, ori pentru orice altă persoana care a fost înrolată în platformă

Platforma SSM.ro, îmi este de folos în ceea ce privește documentele pe care deja le dețin și care sunt întocmite în format letric ( pe hârtie ) ?

DA , platforma SSM.ro permite utilizare documentelor deja existente pe hârtie, prin scanarea acestora și încărcarea lor în platformă în conturile angajaților pentru ca acestea să poată fi gestionate / arhivate / puse la dispoziția organelor de control în aceiași modalitate în care sunt gestionate documentele electronice. În măsura în care angajatorul apreciază ca fiind necesar, documentelor scanate și încărcate în platforma SSM.ro le pot fi aplicate semnături electronice pentru ca acestea să treacă de la stadiul de copie a unui document original, la stadiul de document electronic valide din punct de vedere juridic.

Dosarul de cercetare al unui eveniment, este posibil să fie întocmit 100% în format electronic și sa fie acceptat de către inspectorii de muncă, în vederea avizării ?

DA , dosarul de cercetare a unui eveniment poate să cuprindă doar documente întocmite în format electronic ori scanate, încărcate în platformă și semnate electronic pentru valabilitate juridică, inspectorii de muncă avînd obligația de a primi dosarul electronic in conformitate cu prevederile art.16 alin.1⁸ din Legea 53 / 2003, actualizată.

Utilizarea platformei SSM.ro, presupune urmarea unui curs de specialitate, pentru a dobandi abilitățile necesare utilizării acesteia ?

NU , pentru utilizarea platformei SSM.ro, nu este nevoie de un curs de specialitate. Echipa SSM.ro va asigura implementarea platformei în cadrul companiei dumneavoastră și va instrui personalul cu atribuții specifice în domeniul SSM/ PSI /HR în legătură cu utilizarea funcțiilor platformei si cu facilitățile pe care aceasta le ofera utilizatorilor. În ceea ce privește utilizarea platformei de către salariați, aceasta este foarte facila și intuitivă, cunoștintele minimale de utilizare a unui telefon smart sau ale calculatorului fiind absolut suficiente.

Există costuri suplimentare pentru ca angajatul să aibe acces 24/24 , 7 zile din 7, la dosarul personal ?

NU , accesul angajatilor la dosarul personal, unde sunt stocate toate documentele pe care acesta le-a semnat sau care i-au fost comunicate spre luare la cunoștință, este gratuit, angajatul având inclusiv posibilitatea descărcării tuturor documentelor și arhivării acestora într-o arhivă proprie.

Exista posibilitatea ca, în platforma SSM.ro, să fie incărcate și semnate și alte documente decăt cele specifice raportului de muncă ?

DA , în platforma SSM.ro, poate fi încărcat și semnat orice document indiferent de conținutul acestuia. Pentru ca respectivul document să poată fi semnat de către toate persoanele implicate, acestea vor fi înrolate în platformă în aceiași modalitate în care sunt înrolați angajații și li se va atribui rolul și tipul de semnătură electronică pe care urmează să o obțină direct din platformă pentru semnarea respectivului document.

Platforma SSM.ro, poate fi utilizată pentru efectuarea de audituri în domeniile SSM / PSI / HR ?

DA , platforma SSM.ro, poate fi utilizată și ca mijloc pentru efectuarea de audituri ale documentelor existente în contul angajatorului. Modalitatea de acces al auditorului în platformă se face în mod similar cu modalitatea în care se oferă acces în platformă organelor de control, cu mențiunea că auditorul va avea la dispoziție și functia de audit a platformei, pe lânga accesul la documentele supuse auditării.

Exista posibilitatea ca dezvoltatorul platformei SSM.ro, sa creeze și să pună la dispoziția utilizatorilor și alte funcții decât cele deja existente ?

DA , incă din anul 2018, platforma SSm.ro se află intr-o continuă dezvoltare, toate solicitările / propunerile utilizatorilor fiind analizate de dezvoltator și, în măsura în care acestea ating nivelul necesar de utilitate pentru toți utilizatorii, sunt transpuse în funcții ale platformei fără ca acest demers să genereze costuri suplimentare pentru utilizatori.

Câți dintre angajații înrolați în platformă au întâmpinat dificultăți în utilizarea platformei SSM.ro ?

Nu au fost identificate situații în care, cei aproximativ 50.000 de salariați înrolați până la acest moment în platformă, sa întâmpine dificultăți în utilizarea platformei. În foarte puține situații aceștia au primit suport tehnic din partea SSM.ro, în vederea configurării corecte a dispozitivului de pe care au accesat platforma

Platforma SSM.ro, poate să furnizeze consultanța necesară trecerii activităților de SSM / PSI / HR în sfera digitală ?

DA , pe site-ul www.SSM.ro , în secțiunea https://www.ssm.ro/oferta vă punem la dispoziție toate informatiile de care aveți nevoie pentru a vă digitaliza activitățile de SSM/PSI/HR, de la cadrul legislativ până la modele de documente pe care legea le impune pentru digitalizarea acestor activități

Cu ce se diferențiază platforma SSM.ro de celelalte platforme similare ?

Îndrăznim să afirmăm că platforma SSM.ro a stat la baza proiectului de act normativ care permite digitalizarea relațiilor de muncă, formulat de dezvoltatorii platformei, a fost conceput și dedicat în mod prioritar pentru digitalizarea activităților de SSM/PSI/HR și s-a bucurat, pe parcursul dezvoltării ei, de implicarea specialiștilor din cadrul Scolii Doctorale din cadrul Universității Transilvania din Brașov și a specialiștilor din cadrul Inspecției Muncii. Începand cu anul universitar 2018-2019, platforma SSM.ro face obiectul unei teze de doctorat în cadrul școlii doctorale mai sus amintite.

Documentele emise cu ajutorul generatoarelor puse la dispozitie de platformă, pot fi printate și semnate cu pixul ?

DA , orice document emis cu ajutorul generatoarelor poate fi printat și semnat cu pix si pastă. Pentru eficiență economică, recomandam menținerea documentului în mediul electronic și semnarea acestuia cu semnătura electronică. Costurile sunt mai mici în cea de a doua situație.

Ce tip de materiale de instruire pot fi folosite prin utilizarea platformei SSM.ro ?

ORICE TIP de material de instruire poate fi utilizat prin platforma SSM.ro. Aceasta însemnând că, în cuprinsul fisei individuale de instruire, pot fi incluse documente text, imagini și filme. De asemenea, pentru instruire, poate fi utilizat și modulul de videoconferința.

Pot fi utilizate, în paralel, și documente în format letric, și documente în format electronic ?

DA , în conformitate cu prevederile regulamentului de ordine interioara, este posibilă utilizarea ambelor tipuri de documente

Pot fi realizate copii ale documentelor electronice ?

NU , documentul electronic există doar în format electronic, este valid din punct de vedere juridic doar în mediul online, transmiterea lui poate fi făcută doar cu ajutorul poștei electronice sau pe suport digital și în acest mod, întotdeauna, la dispoziția destinatarului se pune documentul original

Rapoartele privind statusul documentelor existente în platforma SSM.ro sunt generate automat, sau este nevoie de o interogare atunci cînd se dorește verificarea acestora ?

DA , diferitele rapoarte generate de platforma SSM.ro, sunt emise automat în funcție de conținutul și periodicitatea prestabilită de către utilizator

Pentru ce tipuri de documente există generatoare în platforma SSM.ro și dacă platforma permite utilizarea de documente proprii în condițiile în care aceasta dispune de generaror pentru același tip de document ?

Generatoarele sunt concepute pentru emiterea documentelor care au conținut prestabilit prin lege. Aceste funcții se află într-o continuă dezvoltare

Cum pot să recuperez un document șters din gresală din platforma ?

În momentul validării unui document în platforma SSM.ro, aceasta realizează un backup automat în arhiva dumneavoastră proprie, ceea ce presupune că dacă un document a fost șters din greșeală din contul deschis în platformă, acest document va putea fi găsit și importat din arhiva dumneavoastra electronică în contul din platformă. De asemenea, in condițiile prevăzute în contractul de furnizare a serviciilor privind utilizarea platformei, documentele sterse din greșală pot fi recuperate, în condiții prestabilite și într-o anumită perioadă de timp, de către echipa tehnică a SSM.ro

Dacă permit accesul în platforma SSM.ro unui organ de control, acesta poate să vadă toate documentele existente în contul meu ?

NU , organul de control care face verificarea documentelor nu are acces decât la documentele valide din punct de vedere juridic și aprobate de către angajator. Nu pot fi văzute de cel ce efectuează controlul documentele aflate în lucru, indiferent de stadiul de finalizare al acestora. De asemenea, există posibilitatea ca angajatorul să efectueze o sortare a documentelor solicitate și să permite accesul selectiv, doar la documentele menționate în înștiințarea referitoare la tematica controlului

Dacă optez pentru obținerea semnăturii electronice direct din platforma SSM.ro, trebuie sa optez pentru cumpararea / utilizarea unui pachet minim de semnături electronice ?

NU , fiecare angajator – utilizator al platformei SSM.ro, va plăti doar semnăturile utilizate, în conformitate cu factura emisă lunar și în care sunt evidențiate numărul de semnături utilizate, tipul acestora și costul / unitate.

Utilizarea platformei presupune si respectarea normelor de protectia datelor cu caracter personal, sau este nevoie de proceduri pe care sa le intocmeasca utilizatorul ?

DA , respectarea normelor privind protecția datelor cu caracter personal este obligatorie în orice situație iar platforma SSM.ro a fost construită în concordanță cu aceste norme, toate drepturile și obligațiile furnizorului / beneficiarului referitoare la aceste prevederi sunt asigurate de platforma SSM.ro și sunt prevăzute în contractul de furnizare a serviciilor.

Platforma SSM.ro presupune posibilitatea ca aceasta să fie accesată și să se lucreze în ea, concomitent, de mai multe persoane ?

DA , nu există nicio limită sau condiționare din acest punct de vedere

Se poate ca același utilizator să folosească, pe același document, semnături electronice care provin de la furnizori diferiți ?

DA , funcțiile platformei permit alegerea și prestabilirea tipului de semnătură și a furnizorului acesteia la momentul solicitării semnăturilor de către cel care creează documentul

Platforma SSM.ro poate fi accesată , concomitent, de pe mai multe device-uri ?

DA , platforma SSM.ro, poate fi accesată concomitent de pe orice tip de device conectat la internet ( smartphone, calculator, laptop, tabletă)

Există notificări pentru destinatarii documentelor, în situatia în care aceștia nu accesează platforma ?

DA , fiecare utilizator al platformei este notificat atât prin email cât si în contul personal din platforma SSM.ro, în legătură cu primirea unui document, în funcție de modalitatea de notificare stabilită de angajator. Obligația privind verificarea și care ar trebui să reprezinte, pentru orice angajat înrolat în platformă, o sarcină de serviciu.

În vederea înrolarii unui angajat, în platforma SSM.ro, angajatorul are obligația de a crea o adresă de mail dedicată ?

NU , angajatorul va crea o adresă de mail pentru un salariat sau va utiliza adresa de mail indicată de către salariat. Nicio persoană, indiferent de calitatea pe care o are în companie nu poate fi înrolată în platforma SSM.ro făra a avea o adresa proprie de mail. În cazul în care adresa de mail este pusă la dispoziția salariatului de către angajator, este indicat ca acesta să aducă la cunoștință salariatului necesitatea / posibilitatea pe care acesta o are în legătură cu schimbarea parolei de acces la adresa de email, astfel încât nimeni altcineva, cu excepția titularului adresei de email, să nu poată avea acces în contul acestuia. Atât adresa de email cât si parola de acces, pot fi schimbate oricând de către salariat, cu condiția comunicării angajatorului a noii adrese de email.

Cum pot ține evidența numărului și tipului de semnături utilizate ?

NU este nevoie să fie întocmită o astfel de evidență pentru că platforma va gestiona în mod automat numarul și tipurile de semnături utilizate, urmând ca acestea sa fie evidențiate, lunar, în cuprinsul facturii ce va fi emisă

Este posibilă utilizarea platformei, pentru emiterea și gestionarea documentelor, fără ca acestea să fie semnate electronic ?

DA , este posibil să utilizați generatoarele pentru a emite documente, sau de a încărca în platformă documente scanate, dar recomandăm utilizarea semnăturii electronice pentru ca aceste documente să poată fi administrate și gestionate cu ajutorul platformei SSM.ro, ca documente valide din punct de vedere juridic

În cazul utilizării platformei, în calitate de serviciu extern, există vreo garanție că dezvoltatorul platformei nu îmi va face concurență prin ofertarea firmelor pe care le înrolez în platformă ?

DA , există o astfel de garanție materializată intr-o clauză contractuală cuprinsă în contractul de furnizare a serviciilor privind utilizarea platformei SSM.ro. Platforma SSM.ro este doar un instrument specific de lucru dedicat specialiștilor în domeniu, și nu un furnizor de servicii de prevenire și protecție. Mai mult, prin site-ul platformei SSM.ro, se urmăreste promovarea serviciilor de securitate și sănătate în muncă / prevenirea și stingerea incendiilor furnizate de către toate serviciile externe care utilizează platforma SSM.ro.

Schimbarea rolului unui salariat, în cadrul platformei SSM.ro, presupune și schimbarea contului pe care acesta îl deține ?

NU , contul angajatului rămâne același urmând ca acesta să fie actualizat cu noul status profesional pe care salariatul l-a dobândit.

Angajatul înrolat în platforma SSM.ro, poate utiliza platforma pentru a transmite solicitări angajatorului ? ( ex : cerere de concediu)

DA , angajatul va avea acces, prin contul său, la generatoare de documente uzuale cu ajutorul cărora poate emite, semna și transmite angajatorului documente valide din punct de vedere juridic

Este legală includerea în fișa postului a obligației salariatului de a accesa platforma SSM.ro ?

DA , angajatul poate avea o astfel de obligație, cu condiția ca acesta să-și fi manifestat în mod explicit acordul pentru utilizarea documentelor electronice.

Angajatorul are acces in contul personal al angajatului ?

NU , nicio altă persoană, cu exceptia titularului, nu poate avea acces într-un cont care nu-i aparține. Acesta este motivul pentru care recomandăm ca, în cazul în care adresa de mail necesară înrolării în platformă este pusă la dispoziția salariatului de către companie, acesta să procedeze, încă de la prima accesare, la schimbarea parolei

Care sunt cele mai importante beneficii pentru un serviciu extern care optează pentru utilizarea platformei SSM.ro ?

Printre cele mai importante beneficii menționăm : tarife preferențiale pentru utilizarea platformei SSM.ro ; promovarea la nivel național a serviciilor de specialitate pe care serviciul extern, utilizator al platformei, le ofera ; optimizarea costurilor legate de furnizarea serviciilor ; posibilitatea de a-și menține și de a-și crește numărul de beneficiari.

Dacă un angajat nu dispune de smartphone sau de calculator, cum se poate proceda pentru ca acesta să aibe acces la contul personal din platforma SSM.ro ?

Această situație presupune instalarea unui calculator într-un spațiu în care lucrătorii care nu dispun de niciun device smart să poată avea acces și cu ajutorul căruia sa-și poată accesa contul.

Există posibilitatea ca un document transmis pentru semnare, sa fie respins de catre destinatar și înapoiat către emitent ?

DA , platforma SSM.ro dispune de această funcție care permite efectuarea de adnotări și remiterea documentului către emitent, în vederea corectării / completării respectivului document

Angajatul are posibilitatea să steargă documente din platformă ?

DA , există această posibilitate însa acest aspect este vizibil în rapoartele pe care platforma SSM.ro le genereaza în legătură cu accesările și intervențiile asupra fiecărui document în legătură cu care angajatorul i-a atribuit un rol

Există posibilitatea ca platforma SSM.ro să importe date din REVISAL ?

DA , există posibilitatea ca, informațiile existente în raportul generat în format excel de revisal, să fie importate în platforma SSM.ro modalitate prin care sunt completate în mod automat profilurile lucrătorilor ce urmează a fi înrolați în platformă

Rapoartele de inspecție, imaginile sau filmele realizate cu prilejul inspecțiilor efectuate de serviciul extern, pot fi comunicate angajatorului prin intermediul platformei SSM.ro ?

DA , aceste materiale și orice alte materiale / documente pot fi comunicate angajatorului prin intermediul platformei SSM.ro, cu respectarea normelor privind protecția datelor cu caracter personal

Un document electronic poate fi completat sau modificat după aplicarea semnăturilor electronice ? Cum poate fi verificată o astfel de situație ?

NU , un document semnat electronic nu mai poate fi modificat sau completat, orice astfel de demers fiind vizibil în panoul de semnături al documentului. Consecința oricărei intervenții într-un document semnat electronic o reprezintă pierderea valabilității semnăturilor aplicate pe respectivul document și, implicit, pierderea valabilității juridice a documentului afectat

Cine suportă cheltuielile legate de utilizarea semnăturii electronice ?

Cheltuielile pentru achiziționarea semnăturilor electronice avansate / calificate pot fi suportate de către angajator și reprezintă cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal.

Cum poate angajatorul să realizeze identificarea la distanță a viitorului angajat ?

Această identificare poate fi realizată, în vederea atribuirii semnăturii electronice avansate de către angajator, cu ajutorul functiei de videoconferință pusă la dispoziție de platforma SSM.ro, în conformitate cu procedurile proprii referitoare la utilizarea semnăturii electronice.

Platforma SSM.ro permite programarea anticipată a momentului privitor la transmiterea unui document ?

DA , platforma SSM.ro dispune de facilitatea referitoare la planificarea transmiterii unui document catre un anume destinatar, putând fi programate anul / luna / ziua / ora la care platforma să procedeze la transmiterea automată a respectivului document

Semnătura electronică obținută direct din platformă poate fi utilizată și pentru semnarea altor documente decât cele specifice raportului de muncă ?

DA , orice document generat cu ajutorul platformei SSM.ro, sau încărcat după editare în platformă, poate fi semnat cu semnătura electronică obținută direct din platforma SSM.ro

Platforma SSM.ro poate fi conectată cu alte platforme digitale ?

DA, prin API , însă numai cu acordul și în condițiile stabilite de dezvoltatorul acesteia.

Testarea angajaților, cu prilejul instruirii, este obligatorie pentru ca lucrătorii să poată aplica semnătura electronică pe fișa individuală de instructaj ?

NU , fișa individuală de instructaj poate fi semnată și fără a fi trecut testul de evaluare a cunoștințelor însușite cu prilejul evaluării. Recomandarea SSM.ro este ca această funcție de testare a cunoștințelor asimilate de angajat cu prilejul instruirii să fie utilizată, pentru a crește, în acest fel, eficiența actului de instruire

Instruirea lucrătorilor, prin utilizarea platformei SSM.ro, poate fi efectuată și în afara programului de lucru al celui instruit ?

DA , angajatul are posibilitatea de accesa instruirea primită în contul său și de a se autoinstruii după terminarea programului normal de lucru DAR, potrivit legii perioada de instruire este una asimilată timpului de lucru ceea ce presupune ca acestei situații îi vor fi aplicabile prevederile codului muncii referitoare la munca suplimentară.

Dacă instruirea lucrătorului prin intermediul platformei SSM.ro se face după încheierea programului normal de lucru, cum voi putea stabili care a fost durata instruirii ?

Platforma SSM.ro furnizează, pentru fiecare lucrător înrolat, informații privind data și ora trimiterii instruirii, data și ora accesării de către lucrător a materialului de instruire, durata alocată parcurgerii materialului de instruire și testului de verificare a cunoștințelor asimilate, ceea ce permite stabilirea cu exactitate a timpului alocat instruirii.

Utilizarea modului de videoconferință din platforma SSM.ro, poate presupune accesul în videoconferință și a persoanelor care nu sunt înrolate în platformă ?

DA , orice persoană care primește o invitație de acces în modului de videoconferință din platforma SSM.ro, poate avea avea calitatea de participant la videoconferință, indiferent dacă această persoană este înrolată sau nu în platformă.

Care este numărul maxim de companii sau angajați care pot fi înrolați în platforma SSM.ro de către un serviciu extern de prevenire și protecție ?

NU există o limitare a numărului de companii sau angajați care pot fi înrolați în platforma SSM.ro.

Cum se calculează taxa lunară pentru utilizarea platformei SSM.ro ?

Taxa lunară referitoare la utilizarea platformei SSM.ro, se calculeaza având în vedere tariful lunar / salariat înrolat în platformă, astfel cum acesta este prevăzut în contractul privind furnizarea serviciilor platformei, înmulțit cu numărul de salariați existenți în contul beneficiarului la ora 23:59 a ultimei zile din lună.

Ședințele comitetului de securitate și sănătate în muncă, pot fi organizate utilizând platforma SSM.ro ?

DA , ședințele comitetului de securiate și sănătate în muncă pot fi organizate online, prin utilizare modulului de conferințe din cadrul platformei SSM.ro, iar procesul verbal de ședință poate fi intocmit și semnat electronic de toți membrii comitetului.

Angajatorul poate folosi atât fișe de instruire întocmite pe suport hârtie cât și fișe de instruire în format electronic ?

DA , în funcție de modalitatea stabilită de angajator prin regulamentul intern , fişa de instruire individuală se poate întocmi pe suport hârtie și semna olograf sau se poate întocmi în format digital și semna cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată. În conformitate cu prevederile art.17 alin.(3) lit.o) și alin.(4) din Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare, procedurile privind utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansată sau semnăturii electronice calificată, pentru semnarea fișei de instruire individuală, se regăsesc în contractul individual de muncă / actul adițional la acesta, pentru fiecare salariat .

Cum vor fi păstrate de angajatori fișele de instruire electronice ale lucrătorilor ?

Angajatorii au obligația de a arhiva electronic documentele, conform legislației în vigoare. Documentele electronice, pentru a fi valabile din punct de vedere juridic, vor fi păstrate doar în mediul electronic. În cazul utilizării platformei SSM.ro, acestea sunt arhivate electronic în contul angajatorului și, în mod automat, și în arhiva proprie a angajatorului care are rol de backup. Acestea pot fi accesate și vizualizate direct în platformă de către inspectorii de muncă, sau pot fi puse la dispoziția acestora pe suport electronic sau prin transmitere pe email.

Platforma SSM.ro, poate fi utilizată pentru îndeplinirea obligației prevăzute de art.16(4) din Codul Muncii, privind obligația angajatorului de a pastra la locul de muncă o copie a contractului de muncă ?

DA , inspectorului de muncă i se poate permite accesul în platformă și poate verifica, la fiecare loc de muncă al angajatorului, toate contractele individuale de muncă ale tuturor lucrătorilor identificati la respectivul loc de mucă. De asemenea, aceasta obligație legală, poate fi adusă la îndeplinire și prin stabilirea în regulamentul intern / fișa postului, a obligației ca lucrătorul identificat în activitate să își acceseze contul din platforma SSM.ro și să prezinte inspectorului de muncă contractul individual de muncă. Precizăm că fiecare lucrător înrolat în platforma SSM.ro are acces liber, permanent și gratuit, 24 / 24, 7 / 7, la toate documentele pe care le-a semnat în calitate de salariat, sau care i-au fost comunicate de angajator în contul personal. În această situați, intotdeauna va putea fi prezentat, pentru verificare, contractul de muncă în original indiferent daca acesta este prezentat de angajator sau de către salariat. Recomandăm punerea la dispoziție de către salariat, pentru a putea fi respectate și normele care reglementeaza protecția datelor cu caracter personal.

Dacă una din persoanele implicate în procesul de instruire semnează o fișă de instruire cu semnătură electronică calificată, celelalte persoane implicate pot semna pe aceeași fișă de instruire cu semnătură electronică avansată? Cu alte cuvinte un document electronic poate conține ambele tipuri de semnătură: avansată și calificată ?

DA , un document electronic, indiferent de tipul acestuia, fie că vorbim de o fișă de instruire sau de un alt document electronic, poate fi semnat atât cu semnătură electronică avansată, cât și cu semnătură electronică calificată. Spre exemplu, în cazul fișei de instruire periodică, care conține 3 semnături, lucrătorul poate semna cu semnătură electronică avansată, conducătorul locului de muncă poate folosi, deasemenea, semnătură electronică avansată iar inspectorul de SSM semnează cu semnătură electronică calificată, rezultând un document electronic, în cazul nostru, cu 2 semnături electronice avansate și una calificată.

Dacă vizitatorii într-o unitate nu dețin semnătură electronică avansată sau calificată, cum se face instruirea colectivă a acestora ?

Angajatorul va trebui să prevadă in Regulamentul intern al unității faptul că, pentru persoanele din exterior aflate în întreprindere şi/sau unitate cu permisiunea angajatorului, rezultatul instruirii se poate consemna fie pe suport de hârtie în fişa de instruire colectivă, fie în format electronic, în funcție de varianta de instruire aplicabilă în momentul instruirii, cu respectarea modelului/ cuprinzând informațiile prevăzute în anexa nr. 12 din HG 1425/2006 - actualizată. Dacă se alege varianta în format electronic, angajatorul poate pune la dispoziția vizitatorilor semnături electronice, astfel încât fișa de instruire colectivă să fie semnată electronic.

Cum se închide în caz de accident o fișă de instruire individuală întocmită în format electronic ?

În caz de accident, fișa de instruire individuală întocmită în format electronic nu se închide, în sensul că nu se barează și semnează, această rămâne în forma în care a fost creată, deoarece într-un document electronic nu se poate interveni.

Cum trebuie să arate fișa de instruire electronică, din punct de vedere al conținutului ?

Fișa de instruire individuală, în format electronic, va conține cel puțin informațiile prevăzute în anexa nr. 11, cu indicarea obligatorie a materialului predat, a duratei şi datei instruirii.

Fișele de instruire pot fi completat electronic, printate și apoi semnate olograf ?

NU , deoarece Art. 81, alin.2 prevede că, completarea fişei de instruire individuală se va face în format electronic sau olograf, în funcție de varianta de instruire aleasă, imediat după verificarea instruirii. La alin 3^ 1 se prevede că în funcție de modalitatea stabilită de angajator prin regulamentul intern, fişa de instruire individuală se semnează olograf sau cu semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată. În concluzie, vom avea 2 tipuri de fișe: cele cunoscute, completate cu pix și pastă și cele digitale, semnate electronic.

Dacă din 10 angajați, 8 fac online instruirea și 2 nu acceptă, este necesar să existe pentru ei documentație printată și fișe în format pe hârtie ?

Documentele utilizate pentru instruire pot fi atât printate cât și electronice, în funcție de modalitatea aleasă de companie însa, dacă un angajat nu dorește să semneze fișele electronic atunci angajatorul este obligat să îi pună la dispoziție, pentru consemnarea instruirii, fișele în formatul clasic ( format hârtie)

Ce trebuie să facă ngajatorul pentru a implementa cerința de la art.8 alin.3 3 din HG 1425/2006 – actualizată, în sensul asigurării trasabilității și integrității materialelor utilizate în cadrul fiecărei instruiri în format electronic a lucrătorului ?

Prin această cerintă, în esență, trebuie să ne asigurăm că angajatorul implementează mecanismele tehnice si procedurale prin care să se asigure faptul că orice instruire este asumată atât de anagajat cât și de angajator și că, în cazurile prevăzute de lege în care trebuie prezentate la control fișele de instruire, să nu existe nici un dubiu cu privire la asumarea acestora de către ambele părți. În cazul fișelor de instruire în format electronic, legiuitorul a prevăzut două tipuri de semnatură electronică: avansată sau calificată.
Angajații și angajatorii trebuie să fie constienți de faptul că semnatura electronică nu este o simplă formalitate ci este un instrument prevăzut de lege pentru a exprima în format electronic actul de voință al semnatarului. Dacă pentru semnatura electronică calificată lucrurile sunt foarte clare, aceasta fiind echivalentă din punct de vedere al valorii legale cu semnatura olografă, în cazul semnăturilor electronice avansate, ține de responsabilitatea angajatorului să demonstreze că tipul de semnatură electronică pe care l-a ales reprezintă actul de voință al semnatarului, și că aceasta îndeplinește cele 4 cerințe obligatorii și cumulative privind existența validă a semnăturii electronice avansate, prevăzute de Art.26 din Regulamentul UE eIDAS 910/ 2014.

Art.17 din Codul Muncii prevede că ”anterior încheierii sau modificării contractului individual de muncă, angajatorul are obligaţia de a informa persoana care solicită angajarea ori, după caz, salariatul cu privire la clauzele generale pe care intenţionează să le înscrie în contract sau să le modifice”. Poate fi utilizată platforma SSM.ro, pentru aducerea la îndeplinire a acestei obligații ?

DA , platforma SSM.ro poate fi utilizată pentru aducerea la îndeplinire a acestei obligații în orice situație, utilitatea utilizarii platformei fiind cu atât mai mare cu cât avem de a face cu un angajat sau un viitor angajat care se află la distanță. În acelasi timp, solicitarea adresată viitorului angajat de a semna electronic această informare, reprezintă o dovadă indiscutabilă a aducerii la îndeplinire a obligației prevăzute de art.17 din Legea 53/2003.