Functiile minime pe care trebuie sa le indeplineasca o aplicatie de SSM si PSI
28 Noiembrie 2024, de Petrica Muresan
În viziunea noastră, a celor de la ssm.ro, soluția informatică care trebuie avută in vedere pentru un management eficient al documentului electronic trebuie să indeplineasca funcțiile necesare atingerii următoarelor cerințe minime:
- emiterea documentelor electronice – este o cerință care presupune punerea la dispoziție a generatoarelor de documente cu conținut prestabilit prin acte normative sau prin reguli interne, și a template-urilor care servesc la personalizarea formei și conținutului documentelor interne ale companiei
- posibilitatea ca în conținutul documentelor emise în cadrul platformei să poată fi inserate imagini sau conținut video
- punerea la dispoziție a tipurilor de semnătură electronica prevăzute de lege și asigurarea soluțiilor care să presupună obținerea acestor semnături direct din platformă fără parcurgerea niciunui alt demers anterior înrolării, și procesarea aplicării lor pe documente
- automatizarea fluxurilor de documnete care asigură posibilitatea prestabilirii ordinii semnăturilor care vor fi aplicate și transmiterea automata a documentului către următorul semnatar, după aplicarea unei semnături
- notificarea destinatarului cu privire la primirea unui document, și indicarea acțiunii pe care documentul o presupune din partea destinatarului
- automatizarea acțiunilor viitoare, care să permită planificarea comunicării unui număr nelimitat de documente, la o dată viitoare, către un număr nelimitat de destinatari
- crearea dosarului electronic al salariatului, care va cuprinde toate documentele care i-au fost comunicate spre semnare sau luare la cunoștință, la care acesta să aibe acces autorizat, securizat și permanent
- etichetarea documentelor administrate în platformă cu etichete predefinite sau create de utilizator, pentru a permite găsirea rapidă a acestora
- existența unui motor de căutare a documentelor care să permită găsirea rapidă a acestora în funcție de eticheta sau denumirea sub care a fost salvat
- rapoarte automatizate privitoare la statusul documentelor administrate în platformă, în funcție de criterii prestabilite, cum ar fi indicarea perioadei de valabilitate a acestora, sau stadiul pe care il are în procesul de emitere – document semnat, validat, aflat în curs de semnare sau care necesită revizie
- furnizarea de informații referitoare la primirea documentului de către destinatar, privind data / ora / minutul / secunda deschiderii documentului, timpul petrecut pentru parcurgerea lui sau acțiunile asupra documentului - semnare, validare, ștergere
- posibilitatea încărcării în platformă a documentelor întocmite în format letric, anterior trecerii la digitalizare, prin scanarea acestora și importul scanurilor în format pdf, cu posibilitatea semnării electronice sau aprobării, etichetării sau transmiterii în arhiva utilizatorului sau în dosarul electronic al salariatului
- punerea la dispoziția autorităților cu competențe de control, a documentelor solicitate, direct în platformă
- arhivarea automată, după validarea documentului, în spațiul de stocare a documentelor dedicat utilizatorului și în arhiva personală indicată și setată, la deschiderea contului, de către utilizator
- posibilitatea de a prestabili accesul la documentele aflate în curs de emitere sau a celor arhivate, în funcție de competențele și atribuțiile alocate fiecărei persoane înrolate în platformă
- posibilitatea recuperarii documentelor sterse accidental