Aplicație SSM – Platformă digitală instruire SSM online

Potrivit art.81(1) din HG 1425/2006 ”Rezultatul instruirii lucrătorilor în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă se consemnează în mod obligatoriu în fişa de instruire individuală, întocmită pe suport hârtie sau în format electronic, conform informaţiilor prevăzute în anexa nr. 11, cu indicarea materialului predat, a duratei şi datei instruirii.”

De asemenea, art.81 (3³) stabilește că ”Angajatorul are obligaţia de a asigura trasabilitatea şi integritatea materialelor utilizate în cadrul fiecărei instruiri în format electronic a lucrătorului.”

Analiza prevederilor legale mai sus menționate indică obligativitatea angajatorului de a asigura trasabilitatea și integritatea documentelor , în cazul utilizării documentelor electronice în procesul de instruire a lucrătorilor. Din punct de vedere al asigurării integrității documentelor, vor fi avute în vedere următoarele aspecte :

• Atât în situațiile în care fișele de instruire includ în conținutul lor materialele de instruire a lucrătorilor, cât și în situațiile în care fișele de instruire și materialele de instruire sunt reprezentate de documente diferite, este obligatoriu ca în conținutul acestor documente să nu se intervină după aplicarea semnăturilor electronice, prin adăugare sau eliminare de informație, pentru că acest demers va fi evidențiat în informatiile furnizate de panoul semnăturii. Mesajul ”Document has not been modified since this signature was applied” indică faptul că integritatea documentului a fost păstrată și, în același timp, este menținută și valoarea lui juridică în sensul că, conținutul documentului este cel în legătură cu care părțile semnatare și-au manifestat acordul de voință prin aplicarea semnăturii electronice. Recomandarea SSM.ro este ca fișa electronică de instruire să includă în conținutul său matrialele de instruire, indiferent că acestea sunt în format text, imagine sau video. Se evită în acest fel necesitatea de a dovedi legătura dintre denumirea materialului de instruire menționat în fișa de instruire și conținutul acestuia.

• De asemenea, tot pentru asigurarea integrității documentelor, angajatorul va trebui să sigure un spațiu de stocare electronic sigur, care să beneficiezre atât de măsuri de securitate cibernetică menite să împiedice accesul persoanelor neautorizate în spațiul de stocare, cât și măsuri care să prevină ștergerea sau alterarea accidentală a documentelor, de către persoanele care au permisiunea de a accesa aceste documente, precum și modalități de recuperare a documentelor șterse accidental. Utilizarea unui soft care să asigure managementul documentelor electronic va facilita o gestionare eficientă a acestora, asigurând identificarea rapidă a documentelor si punerea lor la dispoziție într-un timp scurt și într-o formă organizată.

În ceea ce privește asigurarea trasabilității materialelor de instruire, apreciem că este important să fie avute în vedere următoarele elemente, fără ca acestea să fie limitative :

• fișa de instruire întocmită în format electronic trebuie să aibe traseul prestabilit în HG 1425/2006, în sensul că aceasta este emisă de conducătorul locului de muncă, transmisă lucrătorului în vederea instruirii și semnării, după care acest document se întoarce la conducătorul locului de muncă pentru semnare și se transmite persoanei care este desemnată pentru a verifica efectuarea instruirii. Acest circuit al fișei de instruire impune și aplicarea semnăturilor electronice de către particcipanții la procesul de instruire, semnături care includ în conținutul lor informații privitoare la momentul aplicării semnăturii. Prin urmare, o interogare a panoului semnăturii electronice ne va indica parcursul fișei de instruire și ordinea aplicării semnăturilor. Pentru a veni în sprijinul partenerilor noștri, platforma SSM.ro, prin funcțiile aferente managementului documentului electronic, asigură o trasabilitate transparentă și conformă cu prevederile legale, a documentului. Astfel, la emiterea fișei de instruire, materialul de instruire este inclus în conținutul acesteia, iar ordinea aplicării semnăturilor este prestabilită la momentul emiterii documentului. Ulterior, automatizarea circuitului documentelor va permite ca, după aplicarea unei semnături electronice, platforma să transmită în mod automat documentul către următorul semnatar. De asemenea, datele statistice pe care platforma SSM.ro le pune la dispoziție, în legătură cu orice document electronic administrat prin intermediul acesteia, permit obținere unor date suplimentare si relevante în ceea ce privește trasabilitatea fișei de instruire : numele / funcția emitentului fișei de instruire si data la care aceasta a fost emisă, data transmiterii către lucrătorul ce urmează a fi instruit, data la care acesta deschide documentul, cât timp alocă pentru parcurgerea materialului de instruire, în cât timp și cât de corect răspunde testelor aferente instruirii, data la care aplică semnătura electronică. În același timp, rapoartele automatizate generate de platforma SSM.ro, permit obținerea tuturor acestor informații într-o formă organizată și relevantă în ceea ce privește trasabilitatea documentelor electronice

• un al aspect important este dat de trasabilitatea materialului de instruire. Acesta este întocmit de către specialistul ssm din cadrul companiei, adus la cunoștința reprezentantului legal spre aprobare, după care este pus la dispoziția conducătorilor locurilor de muncă în vederea utilizării acestuia în procesul de instruire. Acest circuit al documentului este important să fie transparent și foarte ușor verificabil, pentru a putea concluziona că este asigurată trasabilitatea materialului de instruire. La fel ca și în cazul fișei electronice de instruire individuală, platforma SSM.ro pune la dispoziția utilizatorilor fluxuri de documente automatizate și statistici relevante care permit constatarea rapidă a trasabilității documentelor și conformitatea cu prevederile legale.

• Păstrarea și punerea la dispoziție a unui istoric clar al tuturor instruirilor efectuate, pentru fiecare lucrător, reprezintă, de asemenea, un aspect care ține de trasabilitatea documentelor aferente procesului de instruire. În ceea ce ne privește, platforma SSM.ro asigură multiple modalități de etichetare, organizare și căutare a documentelor, astfel încât indiferent de numărul de documente administrate cu ajutorul platformei, găsirea oricărui document sau a oricarei categorii / grup de documente să se facă aproape instantaneu.

• Nu în ultimul rând, asigurarea unei arhivări conforme cu prevederile legale, existența procedurilor de recuperare a datelor pierdute accidental, identificarea persoanelor care au accesat și sters accidental sau intenționat documente, măsurile de securitate cibernetică prin care se asigură doar accesul autorizat la diferite categorii de documente precum și backup-urile automatizate în arhive alternative, fac parte din aspectele legate de managementul documentul care sunt, sau pot fi, relevante atunci când vorbim despre trasabilitatea sau integritatea documentelor electronice.

Toate aceste necesități au fost avute în vedere de către echipa noastră încă din faza de construcție a platformei SSM.ro, astfel încât utilizatorii soluției noastre să poată elimina din sfera preocupărilor zilnice demersurile sau activitățile care să evidențieze respectarea obligațiilor legate de integritatea sau trasabilitatea oricărui document electronic, administrat cu ajutorul SSM.ro. Activitatea noastră privitoare la automatizarea fluxurilor de documente, a rapoartelor și notificărilor pe care le punem la dispoziție, precum și a soluțiilor care permit o dezvoltare continuă a managementului documentelor electronice, este continuă și are menirea de a răspunde necesităților fiecărui utilizator.

SSM.ro - alege inteligent