Aplicație SSM – Platformă digitală instruire SSM online

Platforma SSM.ro face posibilă înlocuirea cu succes de către “DOSARUL DIGITAL” a “DOSARULUI CU ȘINĂ” în domeniul securității si sănătății în muncă și al relațiilor de muncă, odată cu apariția cadrului legal conferit de Legea nr.208 din 21 iulie 2021 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 36/ 2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relaţiilor de muncă şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, publicat în Monitorul Oficial, partea I, nr.720/22.07.2021 și de Hotărârea nr. 259 din 23 februarie 2022 pentru modificarea și completarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii securității și sănătății în muncă nr. 319/ 2006, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 1.425/2006, publicată în Monitorul Oficial, partea I, nr. 223/ 07.03.2022. Acum se poate spune adio sintagmei “pix cu pastă sau stilou”  consacrată de mai bine de 50 de ani prin normele care au reglementat securitatea și sănătatea în muncă (protectia muncii) în România,  Utilizand aplicatia SSM.RO de pe un laptop, o tabletă sau un smartphone,  se pot economisi tone de  hârtie, sume importante de bani și nu în ultimul rând foarte mult TIMP. Odată  cu aparitia noilor reglementări legislative, profesioniștii care activează în domeniul securității și sănătății în muncă, dar și angajatorii și salariații acestora, au o alternativă electronică la “dosarul cu șină”/ instruirea la sală”/“semnarea documentelor cu pix si pastă“. Oricine poate utiliza platforma SSM.ro; aceasta permite încărcarea documentatiei necesare alcătuirii dosarelor pentru activitatea de securitate și sănătate în muncă, cât și realizarea tuturor tipurilor de instruire prevazute de lege, permițând accesul la informațiile introduse în platformă, în condiții de maximă siguranță de stocare a datelor. Sub presiunea pandemiei, ne-am adaptat și am învătat să utilizam mai des tehnologia digitală  în viata de zi cu zi. Cu atat mai mult, în activitatea profesională este necesară adaptarea la nou, integrarea în lumea “dosarului digital” fiind absolut necesară. Toti trebuie să fim constienti de rolul digitalizării în domeniul activității de securitate și sănătate în muncă si a relatiilor de muncă si totodată să fim deschisi către aceasta nouă provocare… DIGITALIZAREA. Ne bucurăm că putem experimenta și implementa o aplicație digitală menită să ușureze munca și să economisească timp și resurse materiale Platforma SSM.ro permite desfasurarea activitatii de securitate si sanatate in munca si a relatiilor de munca,  de oriunde și oricând, permițând un  acces rapid si securizat la datele încărcate în platformă, eficiență, rapiditate, productivitate și o reducere considerabilă a costurilor. Platforma digitala SSM.ro oferă specialiștilor din domeniul SSM/ HR posibilitatea de a utiliza un instrument modern în munca lor prin economisirea de resurse materiale si timp, cu efect pozitiv în calitatea serviciilor prestate, conferind șansa si totodată oportunitatea de a se organiza eficient, usor si practic activitatea de securitate și sănătate în muncă. Instruirile si evaluările angajatilor se realizeaza de la distanță, deasemenea si testările periodice, prin chestionare online. Interacțiunea cu instituțiile publice nu este doar mai rapidă si eficientă, ci si mai practică și transparentă. “ Dosarul digital” poate înlocui cu succes “dosarul cu șină” pentru activitatea de securitate și sănătate în muncă și a relațiilor de muncă  deoarece:   Platforma SSM.RO permite emiterea, comunicarea și semnarea oricărui document în format electronic, tinând cont de reglementările legale prevazute în Legea nr.208 din 21 iulie 2021 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 36/ 2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relaţiilor de muncă şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, publicat în Monitorul Oficial, partea I, nr.720/22.07.2021 și de Hotărârea nr. 259 din 23 februarie 2022. Cea mai importantă componentă a platformei SSM.ro o reprezintă posibilitatea de a genera si de a trimite prin intermediul unui email, orice tip de instruire prevazută de legislația securității și sănătății în muncă, instructiuni de lucru, proceduri operationale, solutii tehnice, contracte si orice alte documente care servesc la desfasurarea activității în deplină concordanță cu normele privind securitatea și sănătatea în muncă, materiale informative. Materialele transmise pot avea format pdf, audio, video, pps.  Un alt aspect foarte important legat de folosirea mediului online, în special în procesul de instruire la distață a lucratorilor, îl reprezintă posibilitatea de a semna electronic documentele întocmite și transmise lucrătorilor în format electronic. În acest fel, orice document întocmit, transmis și semnat în format electronic respectă cerintele impuse de legislația în vigoare pentru ca acestea să producă efectele juridice prevăzute de Legea 319/ 2006, H.G. 1425/ 2006 cu modificările și completările ulterioare, cât și a celorlalte acte normative în vigoare, prin care sunt stabilite norme referitoare la securitatea și sănătatea în muncă, cu precizarea că certificatele pentru semnatura electronică la distanta utilizate în platforma SSM.ro sunt emise de către un furnizor calificat de semnatură electronică la distanță. Platforma SSM.ro răspunde cerințelor numărului mare de solicitări venite din partea companiilor care intenționează să utilizeze munca la domiciliu, telemunca sau orice alte tipuri de muncă reglementate prin lege si care doresc să utilizeze mediul online pentru asigurarea îndeplinirii obligațiilor privind securitatea și sănătatea în muncă.   Platforma SSM.ro conferă posibilitatea ca toate documentele din domeniul securității și sănătății în muncă/ a relatiilor de muncă, să fie puse la dispozitia inspectorilor de mună prin intermediul platformei SSM.ro, verificarea documentelor necesare efectuării controalelor inițiate de inspectorii de muncă urmând să se facă online. Utilizatorii platformei SSM.ro (angajatorii) pot permite accesul autorizat al inspectorilor de muncă în cadrul platformei, în secțiunea dedicată controlului documentelor, unde sunt stocate toate documentele oficiale ale companiei utilizatoare  care poarta semnatura electronică  în conformitate cu prevederile Regulamentului U.E. nr. 910/ 2014.  Scurt istoric al platformei SSM.ro Platforma SSM.ro este un concept care s-a materializat plecând de la dorința de schimbare a unor mentalități de genul ... nu se poate face digitalizare în SSM/ PSI/ HR, când, în urmă cu 4 ani, am început să scriem primele coduri ale unui draft de platformă, care să poată demonstra că acest lucru nu numai că este posibil ci că este și foarte accesibil tuturor. Deși  ideea a fost prezentată în cadrul mai multor conferințe de specialitate și în mediile profesionale, acest concept a fost privit cu reticență. Ideea a stârnit controverse nu pentru că cineva ar fi avut argumente pentru a nega avantajele aduse de existenta unui astfel de concept, ci pentru că realizarea unei astfel de platforme care să îmbine cerintele legate de eficiență cu cele privind legalitatea documentelor întocmite și administrate de platformă, parea nerealizabilă. În mod salutar, aceasta percepție sceptică nu a existat în mediul universitar, unde, începând cu anul 2019, s-a apreciat că o astfel de idee poate face obiectul unei teze de doctorat și că poate fi dezvoltată în cadru Școlii doctorale din cadrul Universității Transilvania din Brașov, teză de doctorat care în prezent se află în curs de finalizare. Ideea a apărut în primul rând din dorința de a avea o alternativă viabilă și bineînteles legală, la dosarul cu sină, creând astfel conceptul ca “dosarul cu sina” să devină ”dosarul online”. Activând de o perioadă lungă de timp în domeniul securității și sănătății în muncă, am considerat că ar trebui să profitam din plin de toate beneficiile pe care tehnologia actuală ni le poate aduce si care poate fi adaptată și în domeniile SSM, PSI și HR. și că este absolut  necesară adaptarea la nou, respectiv integrarea în lumea “dosarului digital”. Am dorit să oferim specialistilor din domeniu posibilitatea de a utiliza un instrument modern în munca lor, prin economisirea de resurse materiale și timp, cu efect pozitiv în calitatea serviciilor prestate conferind șansa și totodată oportunitatea de a-si organiza eficient, usor si practic activitatea de securitate și sănătate în muncă; instruirile și evaluările angajaților să se realizeze de la distanță, deasemenea si testările periodice, prin chestionare online. Am dorit deasemenea, ca interacțiunile cu instituțiile publice, inclusiv controalele realizate de acestea  să fie nu  doar mai rapide și eficiente, ci și mai practice și transparente și având posibilitatea de a accesa documentele direct în platforma digitală de gestionare a documentelor angajatorilor pe care îi verifică. Am reusit să identificăm soluții care să ne permită pe de o parte să interacționăm la distanță iar pe de altă parte să facem ca acest mod de a interacționa să fie unul care să respecte cerintele legale privitoare la documentele obligatoriu de a fi întocmite cu prilejul acestor interactiuni, respectiv pentru ca documentele să aibă valoare juridică este nevoie ca acestea să fie semnate cu o semnatură electronică echivalentă semnaturii olografe, respectiv cu semnatură electronică, semnătură electronică avansată sau calificată. Astfel, este important ca atât angajatorul cât și angajatul să înteleagă clar în ce condiții semnăturile electronice pe care le folosesc au valoare legală si pot fi dovedite în instanță. Pentru semnăturile calificate, acest efort este minim, ele au implicit valoare de semnatură olografă. Trebuie avut în vedere faptul că oricine poate achiziționa semnatura electronică de la unul dintre prestatorii calificați de servicii de încredere în conformitate cu Regulamentul UE eIDAS 910/ 2014, compatibili cu platforma SSM.ro, respectiv CertSign, Namirial și Trans Sped, costul semnăturii fiind în functie de tipul acesteia, perioada de valabilitate, numărul de semnături incluse sau de alți factori. Semnătura electronică se poate utiliza la semnarea oricărui tip de documente. Cu cât mai multe activități care permit utilizarea semnăturii electronice, cu atât mai eficient. Spre exemplu, acelasi certificat calificat poate fi utilizat pentru semnarea electronică a unor documente care urmează a fi trimise autoritaților si institutiilor publice, care conform Legii 208/ 2021 au obligatia de a primi documente semnate electronic. Angajatorul poate cumpara de la un furnizor certificatele digitale si semnaturi electronice pentru angajati sau pentru candidati. Nu există un număr limită de semnături care poate fi achiziționat. Pentru semnarea contractelor de munca, de exemplu, se semnează doar câteva documente pe an, pretul unui certificat de semnatură în cloud sau semnnatură la distanță variază între 1 Euro si 10 Euro. Certificatele pot fi cumpărate pe masură ce angajații au nevoie de ele. Atunci când se cumpără un certificat pentru semnnatura la distanță, semnăturile pot fi plătite treptat, pe măsură ce angajatul semnează documente. În ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal, pentru semnarea unui contract de muncă cu o semnatură pusă la dispoziție de către angajator, de exemplu, un candidat va furniza angjatorului aceleași date cu caracter personal pe care le-ar furniza și la semnarea olografă a contractului de muncă. Dacă se optează pentru o semnatură electronică calificată, trebuie sa fie cunoscut faptul că prestatorii calificati de servicii de încredere sunt auditati periodic, verificandu-se inclusiv faptul că respectă cerintele GDPR. Toate informațiile necesare emiterii certificatelor calificate si semnării calificate a documentelor sunt transmise prin conexiuni securizate. De asemenea, în contractul încheiat între angajator si prestator se stipulează faptul că datele personale ale titularilor semnaturilor electronice sunt folosite exclusiv în scopul emiterii certificatului calificat. Doar titularul unei semnături electronice poate semna electronic documentele cu semnatura sa. Acesta trebuie sa aiba control exclusiv asupra operațiunii de semnare, indiferent daca este vorba despre o semnatură avansată sau despre una calificată. Între semnatură și identitatea reala a angajatului trebuie să existe o legatură fără echivoc. Nu este permis ca angajatorul să semneze vreodată în numele angajatului. Certificatul care stă la baza creării semnaturii electronice poate avea ca valabilitate de la câteva minute, până la 3 ani, dar se poate reînnoi. Semnatura electronică, însă, nu expiră niciodată. Semnatura electronică calificata poate fi creată folosind mecanisme care permit validarea pe termen lung (LTV – Long Term Validation) și tot pentru acest tip de semnatură verificarea se poate face centralizat, folosind listele de încredere publicate la nivelul Uniunii Europene. Pentru niciun alt tip de semnatură nu exista posibilitatea de validare centralizată. Dacă un angajator a achizionat certificatele pentru semnăturile electronice ale salariaților, acestia vor putea semna si alte documente fără legatură cu raportul de muncă în funcție de politica angajatorului, dacă acesta permite. Dacă angajatul deține un certificat personal, atunci acesta poate semna orice document. Procesul de achiziționare a semnăturii electronice Acesta se desfășoară prin parcurgerea unor etape și poate dura în jur de 10 minute dacă se desfășoară online, sau cel mult o oră, dacă solicitantul se prezintă la sediul prestatorului. O primă etapă, înainte de emiterea certificatului pentru semnatura electronică, cel mai important lucru este verificarea identității persoanei care semnează, pentru a se îndeplini următoarele două cerințe din Regulamentul eIDAS, respectiv faptul că semnatura face trimitere exclusiv la semnatar și permite identificarea semnatarului. Folosind un certificat calificat, această cerință este verificată si garantată de prestatorul de servicii de încredere. Pentru a emite certificate calificate, verificarea identității se poate face față în față sau printr-un apel video, folosind o aplicație acreditată pusă la dispoziție de prestatorul calificat. Etapa a doua: după verificarea identitatii si completarea datelor persoanei, certificatul este emis si poate fi folosit imediat pentru semnarea documentelor.  În etapa a treia,  persoana care semnează trebuie să se autentifice și apoi să autorizeze fiecare semnatură pe care o creează. Este necesară o autentificare cu doi factori, de exemplu, nume de utilizator și parolă si un cod unic de autorizare primit prin sms, pe telefon. Pentru un salariat care se află pe teritoriul altui stat, pot fi emise certificate calificate cu precizarea că și în această situație este necesară verificarea riguroasă a identitatii. Verificarea fizică a identității se poate face de către un notar iar identificare video, se realizează folosind o aplicație acreditată, pusă la dispoziție de prestatorul calificat de servicii de încredere. În prima parte a Regulamentului eIDAS se menționează termenii de nivel de asigurare „substantial” si „ridicat” . Precizăm că aceștia se referă la mecanismele de identificare și nu are legatură cu semnatura electronică, fiind un concept diferit de certificatul folosit pentru semnare. Utilizatorii de semnatură electronică nu trebuie sa aibă cunostințe tehnice speciale. Dacă cunosc să utilizeze calculatorul sau telefonul mobil este suficient pentru a întelege procesul de semnare. Diferența între marca temporală calificată  și sigiliul electronic calificat O marcă temporală reprezintă date în format electronic care leagă alte date în format electronic de un anumit moment, stabilind dovezi că acestea din urmă au existat la acel moment. O marcă temporală calificată este emisă de un prestator de servicii de încredere calificat. Aceasta este utilizată, de exemplu, pentru a garanta existenta la un anumit moment dat, a unor date electronice, cum ar fi, de exemplu, o semnatură electronică. Previne antedatarea documentelor. Sigiliul electronic calificat este noul instrument de semnătură pentru persoanele juridice. Astfel, odată cu intrarea în vigoare a eIDAS, este disponibil un sigiliu electronic calificat pentru companiile si organizatiile din sectorul privat, autorități si institutiile bugetare. Acesta atestă că un document a fost emis de o persoană juridică și garantează autenticitatea și intregritatea documentului. Folosind sigiliul electronic calificat, o persoană juridica se protejează împotriva riscului ca un document emis de aceasta să fie falsificat/ modificat. Orice angajator poate, conform legii, să aleagă să folosească o semnatură avansată sau o semnatură calificată. Semnatura calificată, se bazează pe tehnologie cu chei publice dar nici angajatorul si nici angajatul nu trebuie să aibă cunostinte tehnice pentru a o utiliza. Dacă angajatorul informează angajatul că vor semna documentele cu semnatură calificată, această informație este suficientă pentru amandoi pentru a ști că semnatura are implicit valoare legală, că este validă pe termen lung si că poate fi verificată automat. Conform Deciziei de punere în aplicare (UE) 2015/ 1506 a Comisiei, o semnatură avansată folosește deasemenea un certificat digital si tehnologia PKI. Acest certificat trebuie emis fiecărei persoane care semnează electronic. Angajatul trebuie să fie informat cu privire la emiterea acestui tip de certificat si a modului în care semnatura pe care o creează îndeplinește cerințele semnăturii avansate din eIDAS: a. face trimitere exclusiv la semnatar; b. permite identificarea semnatarului; c. este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; d. este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată. La folosirea semnăturii avansate, angajatorul poate fi vulnerabil. El trebuie să cunoască și să păstreze, pentru fiecare angajat cu care a semnat electronic folosind semnatura avansată, atât documentele semnate cât si mecanismele prin care semnatura respectivă poate fi verificată, conditiile în care documentul semnat electronic are valoare de document semnat cu semnatură olografă si modul în care acest aspect poate fi demonstrat. Pentru serviciile calificate, certificat digital calificat, marca temporală calificată și sigiliul electronic calificat, prestatorii de servicii de încredere care le comercializează au statutul de prestator calificat, conform Regulamentului eIDAS. Aceștia sunt verificați de auditori acreditati iar raportul de audit este transmis organismului de supraveghere național. În România, acest organism este Autoritatea pentru Digitalizarea României. Prestatorii calificati din fiecare stat UE sunt cuprinși într-o listă, pentru a fi verificate automat serviciile pe care aceștia le oferă. Aceste liste sunt centralizate la nivelul UE - https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/ - iar aplicațiile verifică automat dacă o semnatură este calificată, verificându-se în aceasta listă. Pentru a crea o semnatură calificată este necesar, în afară de certificatul calificat, un dispozitiv calificat de creare a semnăturilor. Acesta trebuie să îndeplinească anumite cerințe definite de Regulamentul eIDAS iar verificarea îndeplinirii cerințelor este făcută de laboratoare de certificare independente. Comisia Europeană publică lista dispozitivelor calificate de creare a semnăturilor electronice. Este recomandat ca fiecare angajator să adopte o politică de bază pentru semnatura electronică, care ar putea fi inclusă în Regulamentul Intern al companiei sale. Dacă folosește semnatura electronică calificată lucrurile sunt clare, acest tip de semnătură având implicit valoare de semnatură olografă. Dacă optează pentru semnatură electronică avansată, angajatorul trebuie să descrie în mod detaliat procedura de creare a semnăturii, modul în care sunt îndeplinite cerințele din Regulamentul eIDAS pe care le-am enumerat mai sus, modul în care se verifică semnatura electronică avansată și în ce conditii documentul semnat cu acest tip de semnatură are valoare legală. De exemplu, dacă angajatul folosește adresa de e-mail de serviciu pentru semnarea documentelor, angajatorul trebuie să garanteze că nu are sub nicio formă acces la e-mailul angajatului. Toate aceste informatii trebuie puse la dispoziția angajatului și a oricărei persoane care dorește să valideze o semnatură avansată folosită de acel angajator. Un document semnat electronic nu poate fi semnat cu rezerve (în cazul în care semnatarul ar intenționa să își dea acordul sub anumite conditii), astfel că este necesar să se adopte o formă a documentului pe care să o agreeze și semneze toate părtile, fără rezerve. Diferența dintre semnatura electronică avansată si semnatura electronică calificată Semnatura electronică calificată ofera cel mai ridicat nivel de încredere. Este o semnatură avansată, creată cu un dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice și care folosește un certificat calificat. Este emisă în conformitate cu Regulamentul European eIDAS 910/2014, fiind recunoscută în toate țările membre și este emisă de un prestator calificat de servicii de încredere. Semnatura calificată este o semnatură avansată pentru care este demonstrat faptul că cele 4 cerințe sunt îndeplinite. De asemenea: ◦ Are implicit valoare de semnatură olografă; ◦ Poate fi validată automat folosind listele de încredere publicate la nivelul UE; ◦ Folosește un dispozitiv calificat de creare a semnăturii electronice iar aceste dispozitive se găsesc pe o listă publicată de Comisia Europeana; ◦ Prestatorii de servicii de încredere calificați sunt auditati riguros, periodic. Se verifică inclusiv faptul dacă sunt capabili să acopere pierderile suferite de către o persoană fizică/ juridică a cărei conduită juridică este întemeiată pe efectele juridice ale serviciilor de încredere calificate. Acestia dispun de scrisoare de garanție bancară sau poliță de asigurare, cesionată în favoarea Organismului de supraveghere; ◦ Prestatorii de servicii de încredere pot fi verificați și sancționați, în cazul în care nu respectă prevederile Regulamentului eIDA; Semnatura electronică avansată foloseste un certificat calificat dar nu utilizează un dispozitiv calificat pentru semnare. Este emisă în conformitate cu Regulamentul European eIDAS 910/2014, fiind recunoscută în toate țările membre și este emisă de un prestator calificat de servicii de încredere. De asemenea: ◦ Poate fi validată automat, folosind listele de încredere publicate la nivelul UE; ◦ Nu folosește un dispozitiv calificat de creare a semnăturii electronice; ◦ Faptul că nu se foloseste un dispozitiv calificat de creare a semnăturii implică unele mecanime suplimentare de validare a faptului că utilizatorul are control exclusiv asupra procesului de semnare. ◦ În functie de modul în care este creată fiecare semnatură avansată, trebuie descris și demonstrat de către angajatori că aceasta îndeplinește cerintele Regulamentului eIDAS; ◦ Pentru un document semnat cu semnatură avansată trebuie explicat în ce condiții acesta are valoare legală; ◦ Semnaturile avansate nu pot fi verificate centralizat, cel care verifică semnatura trebuie sa primeasca toate detaliile cu privire la modul de validare.