Documente solicitate de către inspectorii de muncă

1. Documente solicitate în dosarul SSM:

• Certificatul de înmatriculare la Registrul Comerțului cu anexele aferente.
• Autorizația de funcționare din punct de vedere al protecției muncii.
• Decizii interne pentru:
  • personalul cu atribuții în domeniul SSM;
  • componenta serviciului de SSM;
  • conducătorii locurilor de muncă;
  • personalul cu responsabilități conform NSSM (de exemplu: manipulare depozitare recipiente cu oxigen, deservire instalații aer comprimat etc.).
• Documentele Comitetului de Securitate și Sănătate în Muncă (CSSM):
  • decizia de înființare;
  • raportul anual al conducătorului unității în CSSM cu privire la situația securității și sănătății în muncă;
  • raportul medicului care asigură supravegherea stării de sănătate a salariaților;
  • planul anual de măsuri în domeniul SSM și fondul de cheltuieli necesar;
  • programul de activitate al serviciului de SSM.
• Evaluarea riscurile de accidentare și îmbolnăvire profesională la locurile de muncă.
• Dosarul medical individual.
• Fișa de aptitudini.
• Înscrierea în fișa de instructaj „Apt pentru lucru la înălțime”.
• Foaia de parcurs.
• Raport de ședință siguranța circulației.
• Notă de comandă reparații.
• Programe de instruire, testare pe meserii sau activități.
• Măsuri tehnico organizatorice de prevenire, alarmare, intervenție, evacuare și prim ajutor.
• Tematici de instruire.
• Diploma de absolvire a cursurilor de protecția muncii.
• Verificarea testelor utilizate pentru evaluarea cunoștințelor în procesul de instruire.
• Fișele individuale de instructaj de protecția muncii.
• Procese verbale care să ateste modul de efectuare a instructajului periodic.
• Foaie de prezență.
• Normativul intern de acordare a echipamentelor individuale de protecție (EIP) și de lucru (EIL) corespunzător riscurilor activității.
• Certificate de conformitate pentru EIP și EIL.
• Fișe de magazie pentru dotarea cu EIP.
• Documentele care să ateste că ET utilizate în cadrul unității sunt certificate de organismele competente, potrivit legii.
• Registre de supraveghere a parametrilor tehnologici ale instalațiilor în funcțiune.
• Contractul colectiv de muncă întocmit la nivelul unității (clauzele referitoare la protecția muncii, la timpul de muncă, regimul pauzelor, muncă în schimburi și intensitatea acesteia).
• Regulamentul de Organizare și Funcționare și Regulamentul Intern.
• Măsuri tehnice și/sau organizatorice luate pentru protecția împotriva electrocutării prin atingere directă și indirectă.
• Buletine de verificări PRAM.
• Determinările de noxe în cazul unităților cu tehnologii care degajă noxe chimice (în vederea stabilirii măsurilor specifice de protecție a muncii).
• Determinarea limitelor de zgomot la locurile de muncă (dacă sunt sub cele maxim admise pentru protecția neuropsihică și psihosenzorială a executanților).
• Reguli proprii pentru aplicarea normelor de protecția muncii corespunzătoare condițiilor în care se desfășoară activitatea la locurile de muncă.
• Autorizarea din punct de vedere al protecției muncii pentru salariații care exercită meserii ce trebuie autorizate.
• Evidența locurilor de muncă cu condiții deosebite: vătămătoare, grele și periculoase.
• Certificate medicale cu diagnostic „accident”.
• Implementarea noilor prescripții minime pentru semnalizarea de securitate și/sau sănătate în muncă.
• Documentul privind protecția la explozie și evaluarea riscurilor de explozie.
• Buletine de verificare metrologici ai AMC-urilor din dotare.
• Verificările ISCIR.
• Fișa postului.
• Permisul de lucru cu foc.
• Permis gass free în situațiile de lucrări în spații închise unde există pericol de explozie.
• Documentul privind protecția la explozie.
• Autorizație de lucru în zone Ex.
• Proiect de zonare Ex și clasificarea ariilor periculoase.
• Plan tehnic de exploatare.
• Registrul de evidență al elementelor pentru legare a sarcinilor, după caz.
• Registrul cu orele de funcționare al echipamentelor tehnice (ET) (de exemplu: compresoare).
• Programul de revizii și reparații a ET din dotare.
• Plan de evacuare în caz de urgență.
• Registre de evidență a accidentaților în muncă.
• Registre de evidență a accidentelor ușoare.
• Registre de evidență a incidentelor periculoase.
• Registre de evidență a îmbolnăvirilor profesionale.
• Raportare semestrială a accidentelor de muncă.
• Registrul de serviciu la bordul navelor.
• Registrul pentru substanțe toxice.
• Registrul de evidență a materialelor explozive.
• Formular comandă și îndeplinirea comenzii pentru utilizarea materialelor explozive.
• Cartea tehnică a utilajului.
• Instrucțiuni de lucru.
• Proces verbal de punere în funcțiune a schelei.
• Convențiile de lucru.
• Proiectele de execuție ale constructorilor, ET.
• Măsurile preventive și metodele de lucru stabilite de angajator.
• Proces verbal de control propriu din punct de vedere al protecției muncii.
• Materiale necesare informării și educării angajaților.
• Fișele tehnice de securitate pentru substanțe toxice.
• Contractele de lucrări.
• Modul de acordare al materialelor igienico – sanitare.
• Fișa de expunere la riscuri profesionale.
• Evidența nominală a angajaților cu handicap și a celor cu vârsta sub 18 ani.
• Dosare de cercetare a accidentelor cu ITM.
• Registrul unic de control.

2. Documente solicitate în dosarul relațiilor de muncă:

• actul constitutiv (contractul de societate, statutul);
• certificatul de înregistrare la Registrul Comerţului;
• dosarele personale ale salariaţilor, întocmite conform art.8 din H.G. nr.500/2011 (cu modificările şi completările ulterioare), care cuprinde cel puţin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru;
• fişa postului, anexă la contractele individuale de muncă;
• documentele de evidenţă a orelor de muncă prestate de fiecare salariat (pontaje, condică de prezenţă etc.);
• dovezile de calcul (state de plată) şi dovada plăţii salariilor;
• situaţia nominală cu persoanele ale căror contracte individuale de muncă au încetat (şi documentele de încetare ale acestor contracte);
• situația nominală a concediilor de odihnă efectuate, precum şi dovada compensării în bani a concediului de odihnă neefectuat de către persoanele ale căror contracte individuale de muncă au încetat;
• decizia privind nominalizarea persoanei pentru completarea şi transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor sau contractul de prestări servicii încheiat în conformitate cu prevederile H.G. nr.500/2011 (cu modificările şi completările ulterioare);
• contractele de garanţie încheiate în conformitate cu prevederile Legii nr.22/1969 (cu modificările şi completările ulterioare) cu persoanele care au fost / sunt angajate, în baza cărora societatea a reţinut sume de bani;
• regulamentul intern;
• contractul colectiv de muncă încheiat la nivel de unitate, după caz;
• registrul unic de control;
• copie C.I./B.I. administrator; împuternicire scrisă şi C.I./B.I. pentru persoana desemnată să reprezinte societatea la inspectoratul teritorial de muncă în vederea punerii la dispoziţie a documentelor, semnării şi primirii actelor rezultate în urma controlului.

În cazul controalelor efectuate la agenţii de ocupare a forţei de muncă în străinătate (potrivit Legii nr.156/2000, republicată, şi H.G. nr.384/2001 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii nr.156/2000) se solicită şi următoarele documente:

• dovada înregistrării la inspectoratul teritorial de muncă ca agent de ocupare a forţei de muncă în străinătate (conform art.8 lit.e din Legea nr.156/2000, republicată);
• contractele încheiate, pe bază de ofertă fermă, cu partenerii străini (conform art.8 lit.d şi art.9 alin.1 din Legea nr.156/2000, republicată);
• contractele de mediere încheiate cu solicitanţii locurilor de muncă din străinătate, conform prevederilor H.G. nr.384/2001, cu modificările şi completările ulterioare;
• documentele financiar-contabile de încasare a tarifului de mediere;
• contractele individuale de muncă încheiate de solicitanţii locurilor de muncă din străinătate, cu angajatorii din străinătate, conform art.9 alin.2 şi art.10 din Legea nr.156/2000, republicată;
• situaţia persoanelor mediate şi angajate în străinătate, conform art.13 din H.G. nr.384/2001, cu modificările şi completările ulterioare.

În cazul controalelor efectuate la agenţii de muncă temporară (potrivit H.G. nr.1.256/2011) se solicită şi următoarele documente:

• autorizaţia de funcţionare ca agent de muncă temporară;
• contractele de punere la dispoziţie încheiate cu utilizatorul în temeiul art.91 din Codul Muncii;
• contractele de muncă temporară încheiate cu salariaţii temporari în temeiul art.94 din Codul Muncii.

În cazul controalelor efectuate în conformitate cu prevederile Legii nr.344/2006 privind detaşarea salariaţilor în cadrul prestării de servicii transnaţionale şi H.G. nr.104/2007 pentru reglementarea procedurii specifice privind detaşarea salariaţilor în cadrul prestării de servicii transnaţionale pe teritoriul României, se solicită şi următoarele documente:

• contractul încheiat în formă scrisă (conform art.3 din H.G. nr.104/2007) prin care se face dovada existenţei raportului de colaborare dintre întreprinderea care face detaşarea şi beneficiarul prestării de servicii care îşi desfăşoară activitatea în România, în cazul detaşării salariaţilor în condiţiile prevăzute la art.4 lit.a din Legea nr. 344/2006;
• documentele încheiate (conform art.4 din H.G. nr.104/2007) între întreprinderea străină care detaşează salariaţii şi unitatea/întreprinderea situată pe teritoriul României, în cazul detaşării salariaţilor în condiţiile prevăzute la art.4 lit.b din Legea nr. 344/2006;
• contractul de punere la dispoziţie încheiat în formă scrisă (conform art.5 din H.G. nr.104/2007) între întreprinderea de muncă temporară sau agenţia de plasare străină şi întreprinderea utilizatoare a salariatului străin situată pe teritoriul României, în cazul detaşării salariaţilor în condiţiile prevăzute la art.4 lit.c din Legea nr. 344/2006;
• comunicările privind detaşarea salariaţilor transmise la inspectoratul teritorial de muncă (conform art.6 din H.G. nr.104/2007).