Documentele incarcate in platforma pot fi atasate la un angajat si vor putea fi accesate de catre acesta daca are un cont de acces in platforma. Pentru a atasa documente unui angajat se pot folosi generatoarele de documente specifice angajatilor (ex. fise de instruire) sau se poate incarca orice fel de document accesand panoul cu documentele angajatului :

• Navigare panou metoda 1: Contacte > Angajat > Documente
• Navigare panou metoda 2: Cautare > Nume Angajat
• Incarcare document: Panou documente Angajat > Click Nume Angajat > Incarca document
• Generare document predefinit: Panou documente Angajat > Click Nume Angajat > Genereaza document
• Incarcare document de un tip predefinit: Panou documente Angajat > Click Nume Angajat > Documente Lipsa > Adauga Documentul > Incarca fisier

Documentele pot fi atasate si altor entitati din aplicatie nu doar unui Angajat, de exemplu:

• Post de lucru (exemplu: tematici de instruire conform postului de lucru)
• Departament (exemplu: decizie conducator loc de munca, plan de evacuare)

Exista mai multe tipuri de documente predefinite in aplicatie sau se pot defini tipuri de documente in functie de nevoile utilizatorului.

• Gestionare tipuri documente : Setari > Structura Dosar
• Generarare rapoarte pe tip de document: Rapoarte > Raport documente existente/necesare > Start > Selecteaza tipul de document
• Modificare tip de document: Panoul detalii document > Modifica tipul (Observatie: tipul documentului este limitat in functie de cui ii este atasat documentul)
• Incarcare document si setare tip document prestabilit: Panoul de documente Angajat > Click Nume angajat > Documente Lipsa > Adauga documentul > Incarca fisier
• Generare document de un tip prestabilit: Panoul documente Angajat > Click Nume angajat > Genereaza document

Etichetele sunt folosite pentru sortarea documentelor. Un document poate avea mai multe etichete, iar ulterior putem filtra documentele dupa o anumita eticheta.

• Filtrare documente: Panoul Documente > Alege Eticheta
• Configurare etichete: Panoul detalii Document > Sectiunea Etichete (se pot adauga, sterge, bifa etichete)

TODO: auto-etichetare documente generate de catre aplicatie cu un set de etichete prestabilite.

Documentele in aplicatie sunt versionate folosind termenul 'revizie'. Un document nou adaugat va avea revizia 1.

• Adaugare revizie noua: Panoul detalii document > Actiuni > Adauga revizie (obs: revizia curenta trebuie sa fie in stadiul Aprobat)
• Stergere revizie in lucru: Panoul detalii document > Actiuni > Sterge revizia
• Mutare revizie aprobata - in lucru: Panoul detalii document > Actiuni > Muta in lucru
• Stergere document cu toate reviziile: Panoul detalii document > Actiuni > Sterge document
• Vizualizare toate reviziile: Panoul detalii document > Actiuni > Lista revizii

Fiecare revizie a unui document are urmatoarele proprietati:

• Autor (optional)
• Data la care a fost creata
• Dimensiunea
• Perioada de valabilitate (optional)
• Mesaje (notificari de sistem sau mesaje de la utilizatori)

Aceasta optiune permite incarcarea unui volum mare de documente existente (scanate, generate de alte aplicatii, etc...) prin numele fisierului:

MARCA_fisier.pdf sau MARCA.pdf

In meniul Documente > Incarca documente alege optiunea BulkUpload cu Marca > Alege tipul fisierelor care vor fi incarcate (ex. Fisa aptitudine sau un tip definit anterior) iar aplicatia va valida toate fisierele dupa care poti porni incarcarea.

Pentru fiecare fisier se va crea un document in dosarul angajatului identificat cu MARCA.