Exista disponibile template-uri standard de documente: decizii, declaratii, contracte, tematici de instruire, fise de instruire, testare cunostinte, fise de identificare riscuri.

Aceste documente pot fi generate prin completare automata cu datele existente in aplicatie (date identificare personal, perioade de valabilitate) sau prin completarea datelor de catre utilizator in cadrul procesului de generare.

Template-urile existente contin si configurarea automata a semnatarilor in functie de tipul si destinatarul documentului acestia fiind notificati automat.

Procesul de generare document se poate executa individual pe un angajat (ex: declaratie de traseu) sau bulk pe toti angajatii (ex: fisa de instruire periodica) cu optiunea de

a programa generarea la o data ulterioara.

Pasul 1: Cautam angajatul in aplicatie si accesam sectiunea de documente acestuia.

Pasul 2: Buton [Nume Angajat] > Genereaza document

Pasul 3: Alegem tipul de document pe care vrem sa il generam.

Pasul 4: Parcurgem pasii de generare, completam datele daca este cazul si finalizam documentul.

Pasul 1: Meniu Generatoare

Pasul 2: Aleg tipul de document pe care vreau sa il generez.

Pasul 3: Filtrez/selectez angajatii sau categoriile de angajati la care vreau sa generez documentul.

Pasul 4: Confirm generarea documentelor si data la care se va executa daca este cazul.

Pentru a efectua instruirea angajatilor prin aplicatie tematicile de instruire trebuie generate prin aplicatie.

Pasul 1: Meniul Instructiuni (SSM sau SU)

Pasul 2: Incarca fisierele care contin materialele de instruire (office, pdf, video)

Pasul 3: Aproba documentele.

Adaugarea semnaturilor si aprobarea se pot face individual din pagina documentului sau bulk (Ctrl + Click pe pozele documentelor).

Pasul 4: Configureaza testarile.

Adauga chestionare la fiecare Instructiune, alege numarul maxim de intrebari care vor fi selectate pentru testare si daca instructiunea este inclusa in testarea anuala.

Pentru mai multe informatii cu privire la gestionarea instructiunilor si a testarilor consulta documentatia.

Pentru a efectua instruirea si a genera o fisa de instruire verifica urmatoarele:

• Angajatii sunt introdusi corect, au un Departament si Post si o adresa de email unde pot fi notificati.

• Exista Tematica de instruire aprobata pentru fisa pe care doresti sa o generezi:

Fisa de instruire SSM generala <-> Tematica de instruire SSM generala

Fisa de instruire SSM periodica <-> Tematica de instruire SSM periodica [pentru Postul angajatului]

Fisa de instruire SU periodica <-> Tematica de instruire SU periodica [pentru Postul angajatului]

Fisa de instruire SU periodica echipa de prima interventie <-> Tematica de instruire SU periodica pentru echipa de prima interventie

...

Pasul 1: Meniu > Generatoare

• Verifica in sectiunea PLANIFICATE ce documente au fost generate cu succes.
• Verifica in sectiunea ERORI daca exista erori de generare, exemplu tematica lipsa.

Pasul 2: Meniu > Istoric Operatii

• Verifica filtrul de Erori daca anumite adrese de email nu au primit notificarile. (mailbox full, spam reject, network delay, etc...)

Testarea anuala pentru SSM se realizeaza din Instructiunile SSM prezente in Tematica Periodica pentru postul angajatului.

Pentru a putea genera acest tip de testare trebuie sa te asiguri ca:

• Angajatii sunt introdusi corect cu Departament, Post si adresa de email.
• Tematicile de instruire SSM periodice sunt generate pentru toate Posturile si aprobate.
• Instructiunile SSM sunt configurate pentru Testare Anuala (Meniul Instructiuni SSM) si au un numar suficient de chestionare.

Pasul 1: Meniu Generatoare > Alte Documente > Testare Anuala

Pasul 2: Filtreaza/Selecteaza personalul care va fi primi testarea.

Pasul 3: Alege data la care se va expedia testarea si numarul de intrebari pe care il va contine.

Intrebarile sunt alese random din toate Instructiunile continute in Tematica periodica si configurate pentru a fi incluse in testarea anuala.

Pasul 1: Meniu Generatoare > Alte documente > Tematica generala curs

Acest generator permite realizarea unei tematici generale de tip curs, in care poti include ce materiale doresti (ex: utilizare imprimanta). Materialele anexate in tematica vor fi incarcate si aprobate in prealabil in sectiunea Instructiuni SSM.

Pasul 2: Meniu Generatoare > Alte documente > Fisa generala curs

Acest generator va expedia instruirea de tip curs participantilor alesi.

Titlurile documentelor generate pot fi preconfigurate din Meniu > Structura Dosar, exemplu: Tematica utilizare imprimanta YC2005 , Fisa de curs utilizare imprimanta YC2005.

Pasul 1: Acceseaza documentul generat

Pasul 2: Butonul Actiuni > Adauga Pagina

Alege un fisier (office, pdf, imagine) pe care doresti sa il adaugi in continuarea documentului.

ATENTIE: Modificarea unui fisier semnat electronic va invalida semnaturile existente.

Pasul 1:

• Pregateste un document word, de tip (.docx) cu continut propriu organizatiei tale
• In paragrafe si/sau tabele poti adauga campuri care vor fi completate la generare in formatul {{NUME_CAMP}}
• Poti folosi urmatoarele campuri predefinite care vor fi completate automat cu date existente in aplicatie:
• {{NUME}} {{CNP}} {{EMAIL}} {{ADRESA}} {{MARCA}} {{DEPARTAMENT}} {{POST}} {{FUNCTIE}} {{CLM}} {{AUTOR}} {{LOCALITATE}}
• {{JUDET}} {{CALIFICARE}} {{AUTORIZATII}} {{STUDII}} {{CI_SERIE}} {{CI_NUMAR}} {{CI_EMIS}} {{CI_EXPIRA}} {{CI_ELIBERAT}}
• {{DATA}}
• Atentie: campurile trebuie scrise uniform, daca se aplica formatare sau culoare trebuie aplicat pe tot numele cu tot cu acolade altfel nu vor fi detectate corect. Daca un camp nu este detectat la incarcarea fisierului, pentru corectie selecteaza variabila in documentul word si efectueaza Taie (Cut) iar apoi Lipeste text simplu (Paste unformatted text).

Pasul 2: Setari > Structura Dosar > Adauga Document > Pentru fiecare angajat

Alege optiunea va fi generat din template custom.

Pasul 3: Incarca fisierul word, aplicatia va genera un formular pentru variabilele detectate.

Pasul 4: Personalizeaza fiecare camp din formular cu explicatii (eticheta), daca este obligatoriu, si tipul de completare (text, selectie unica, selectie multipla )

Tot aici poti seta si semnatarii documentului.

Pasul 5: Genereaza documentele din meniul Generatoare > Template-uri docx > Numele documentului

Documentul poate fi generat individual si completarea se poate face de catre autorul documentului sau poate fi generat pentru o selectie de personal si completat de catre angajati, acestia fiind notificati automat.

Observatii:

• Variabilele pot fi introduse in paginile documentelor, in paragrafe text si tabele, cu formatare de stil si culoare.
• Tipul de documente acceptat pentru template este .docx
• Pentru a usura completarea documentelor trebuie sa configurezi formularul, adaugand etichete cu explicatii pentru fiecare camp.